communications de Projet : Bloguer ou ne pas Bloguer ?

On nous a dit que la communication avec toutes les parties prenantes, particulièrement l’équipe projet principale, la « core team », est une des responsabilités centrales du Chef de projet. Nous supportons cette idée et l’avons mentionné dans plusieurs de nos articles précédents. Vous pouvez avoir déjà vu une formule bien connue sur les communications ‘N * (N-1)/2 ‘ utilisée comme preuve que l’ajout de nouveaux membres à tout programme ou équipe projet augmente exponentiellement le nombre de canaux de communication. Par exemple, si votre équipe passe de 15 à 17 personnes, soit 2 personnes, le nombre de canaux de communication possibles augmente de 31; appliquez la formule et vous verrez ce que nous voulons dire.

En appliquant cette théorie, une petite équipe peut avoir dix à cinquante canaux de communication, tandis qu’une grande équipe en aura des milliers. Un Chef de projet devrait comprendre que le temps requis pour manager les communications grandit avec le nombre de canaux et commencer à chercher des façons de communiquer effectivement et efficacement avec ses parties prenantes (tout en gardant à l’esprit que des parties prenantes différentes exigent des informations différentes et à différents moments dans le projet. Notre article : 9 étapes fondamentales pour la réussite de projet couvre ce sujet). Avec la facilité d’utilisation et la disponibilité des blogs dans l’entreprise d’aujourd’hui, vous pouvez vous demander, « bloguer serait-il une bonne option de communication pour mon projet ? »

Parce que chaque phase de projet exige une communication appropriée à un moment donné, le nombre de canaux avec lesquels le chef de projet ou de programme doit se débrouiller varie pendant tout le cycle de vie d’un projet. Par exemple, dans la première étape d’un projet – que nous appellerons Préliminaire (ou Découverte, le terme que nous utilisons dans l’article mentionné précédemment) vous pouvez avoir un nombre relativement faible de canaux parce que vous travaillez seulement avec quelques parties prenantes. Au contraire, dans l’Exécution ou la phase de Déploiement, votre équipe sera entièrement engagée avec beaucoup de personnes. Plus tard, la communication par le chef de projet est un secteur clé de focus comme la fin du projet s’approche. Le schéma 1, ci-dessous illustre un scénario typique. (Note : les phases de cycle de vie sont des exemples; votre organisation en a probablement des différentes).

Canaux de Communication pendant le Cycle de vie du Projet

Clairement, manager des communications avec un grand nombre d’utilisateurs peut être difficile. En tant que chefs de projets et programmes, nous avons typiquement une dépendance excessive sur le courrier électronique tant pour envoyer que recevoir des messages écrits des parties renantes. Cela peut nécessiter la gestion d’une liste de diffusion et vous ne pouvez jamais être sûrs de si vous sur-communiquez ou sous-communiquez. En termes de communication, une bonne règle générale est qu’il vaut mieux sur-communiquer que le faire trop peu. Nous nous efforçons d’être ‘ les meilleurs de notre métier ‘ et, donc, nous voulons trouver une méthode par laquelle nous assurer que les informations nécessaires et suffisantes sont communiquées sans saturer notre équipe, clients et autres parties prenantes avec ‘ToMITO’ (Too Much Information Too Often : Trop d’Informations Trop Souvent).

Une suggestion pour aider des communications de projet vers certaines parties prenantes est d’utiliser un Blog ou un forum en ligne, peut-être en utilisant les fonctionnalités du site intranet de votre société ou un site sécurisé qui offre cette fonctionnalité. Les blogs sont une excellente façon d’envoyer un message général ou un statut à votre audience.

Les parties prenantes peuvent accepter ou refuser de souscrire aux mises à jour de votre blog. Les forums sont aussi des moyens efficaces d’obtenir un retour d’information et générer la discussion avec votre équipe projet et vos utilisateurs. L’avantage pour vous est que vous pouvez facilement distribuer ou solliciter des retours de plusieurs personnes parmi votre base de contacts et vous débarrasser de vos listes de diffusion.

Utilisez la matrice suivante pour décider de la meilleure utilisation de ces moyens :

Y-a-t-il des inconvénients avec le blog ?

À coup sûr. Le blog ne sera pas le mode de communication privilégié pour toutes les parties prenantes et ce n’est pas certainement le seul canal à utiliser. Comme avec n’importe quel projet bien planifié, vous devriez conduire une analyse complète des parties prenantes et construire un plan de communication spécifique basé sur les besoins de votre équipe projet et de leur « cercle d’influence » (en utilisant des modèles comme le RACI pour déterminer qui est Responsable, Autorité, Consulté et Informé). Nous savons aussi que les parties prenantes vont et viennent sur les projets, donc le maintenir à jour est essentiel. Comme les besoins des parties prenantes varient, un Blog ne sera pas « la méthode » pour chacun et vous devrez dupliquer les informations sur des formats différents. C’est « une réalité » des projets et pas nécessairement une mauvaise chose. Par exemple, si vous avez un projet informatique en Phase de Test et effectuez une revue des travaux ou définissez comment remédier aux défaillances, un Blog n’est pas approprié car cette communication peut être trop détaillée. Mais un résumé de haut niveau peut être approprié sur un blog pour certaines parties prenantes. Vous devrez convenir de l’utilisation appropriée du blog et déterminer ce qui devrait être suivi par une documentation formelle et autres moyens de communication.

Pour conclure, ‘le Blog’ peut être une excellente corde supplémentaire à l’arc du Chef de projet pour communiquer des informations sur son projet aux personnes appropriées. Le blog ne devrait pas être utilisé pour communiquer tous les niveaux d’informations et son utilisation devrait être planifiée, basée sur le besoin de communication des parties prenantes comme identifié et convenu dans votre plan de communications de projet. Bloguer efficacement est une compétence. Beaucoup de conseils sont disponibles gratuitement sur Internet. Si vous êtes peu familiers avec les blogs, nous vous recommandons de passer en revue quelques-uns d’entre eux en cherchant « des astuces pour bloguer » ou “tips for blogging”. Finalement, suivez toujours les standards de confidentialité, de business et les règles de votre entreprise et assurez-vous de répondre quotidiennement aux commentaires sur votre blog.