Faible gestion du contenu (partie I)

Définir le contenu est peut-être la partie la plus importante du processus de définition en amont d’un projet. En fait, si vous n’êtes pas sûr de ce que vous livrez et des frontières du projet, vous n’avez aucune chance de réussir. La gestion du contenu est un des aspects essentiels de la gestion d’un projet. Cependant, si vous n’avez pas fait un bon travail de définition du contenu, sa gestion sera presque impossible.

Le but de la définition du contenu est de tracer clairement les frontières logiques de votre projet et d’obtenir un accord à leur propos. Les rapports sur le contenu sont employés pour définir ce qui est dans les limites du projet et ce qui est en dehors de ses frontières. Plus vous identifierez d’aspects appartenant au contenu, meilleur sera votre projet. Les informations suivantes peuvent être utiles :

 

  • Les types de livrables qui sont dans le contenu et hors du contenu (Spécifications, estimations de l’état actuel…)
  • Les principaux processus du cycle de vie qui sont dans le contenu et hors du contenu (analyse, conception, tests…)
  • Les types de données qui sont dans le contenu et hors du contenu (Données financières, ventes, employés…)
  • Les sources de données (ou bases de données) qui sont dans le contenu et hors du contenu (facturation, grand livre, fiches de paie…)
  • Les organisations qui sont dans le contenu et hors du contenu (Ressources humaines, fabrication, fournisseurs…)
  • Les fonctionnalités principales qui sont dans le contenu et hors du contenu (soutien de décision, saisie des données, rapport de gestion…)

Ayez un processus en place pour gérer efficacement les modifications de contenu

Le chef de projet et l’équipe de projet doivent se rendre compte qu’il n’y a aucun mal à procéder à des modifications de contenu. Ces dernières ne sont pas forcément de mauvaises propositions, même lorsqu’un projet est en cours. En fait, dans de nombreux cas, il s’agit d’une bonne chose. D’abord, le client ne peut généralement pas identifier chaque spécification et chaque dispositif qui seront exigés pour la solution finale. Même s’il le peut, les affaires varient avec le temps, et les spécifications du projet peuvent changer.

Si vous ne vous adaptez pas au changement, la solution finale sera moins valable que ce qu’elle devrait être ; il se peut qu’elle soit, en fait, inutilisable. C’est pourquoi vous voulez que le client ait la capacité d’apporter des modifications pendant le projet, quand cela s’avère indispensable. Le problème survient quand le chef de projet ne contrôle pas de manière proactive les modifications proposées. Chaque projet devrait mettre en place un processus pour gérer efficacement les modifications de contenu. Ce processus devrait inclure l’identification des modifications, la détermination de la valeur ajoutée pour chaque modification, l’impact sur le projet, de même que la transmission au commanditaire des informations qui en découlent, pour qu’il les évalue. Le commanditaire peut décider si la modification doit être effectuée. Si c’est le cas, il devra également comprendre l’impact sur le projet et alors assigner le budget complémentaire et le temps nécessaire à l’exécution de la modification.

Terminologie de management de projet

Liaison fin-début. Lien logique selon lequel le démarrage du travail d’une activité successeur dépend de l’achèvement du travail de l’activité antécédente. Voir aussi Lien logique.

Maîtrise des modifications. Identification, documentation, approbation ou refus, et contrôle des modifications apportées aux références de base du projet. Aussi appelée Contrôle des modifications dans certains pays francophones.

Abréviations courantes

LF (anglais) : Late Finish date

      (français) : Date de fin au plus tard

Question de la semaine

Cette section vous présente chaque semaine une question de préparation à la certification Project Management Professional – PMP de l’Institut du Management de Projet – PMI ainsi que la réponse et l’explication à la question de la semaine précédente en accord avec le Guide PMBOK 5ème édition.

Ces questions font partie de l’outil X-AM, un simulateur de l’examen PMP en français !

Question Réponses
Tous les livrables décrits dans le contrat ont été reçus et formellement acceptés, le paiement final au vendeur a été effectué et toutes les activités administratives sont terminées. En revanche, les parties contractantes n’arrivent pas à résoudre un différend sur les droits de propriété intellectuelle, malgré une dernière négociation. Quel est le statut du contrat ?
  1. Le contrat n’est pas accepté.
  2. Le contrat est clos.
  3. Le contrat reste ouvert.
  4. Le contrat est en cours d’audit.

X-AM est un produit de notre partenaire STS, Suisse, que nous vous proposons en cliquant ici  

Question de la semaine dernière Réponses
Il est plus correct de dire que les parties prenantes peuvent comprendre …
  1. … le chef de projet, les membres de l’équipe projet, les clients, la direction de l’entreprise, les employés, les fournisseurs, les actionnaires, le gouvernement, les groups d’intérêt public, la société, les médias et les concurrents.
  2. … le chef de projet, les membres de l’équipe projet, les clients, la direction de l’entreprise.
  3. …le chef de projet, les membres de l’équipe projet, les clients, la direction de l’entreprise, les employés, les fournisseurs, les actionnaires, le gouvernement, les groups d’intérêt public, la société, les médias.
  4. … le chef de projet, les membres de l’équipe projet, les clients, la direction de l’entreprise, les employés, les fournisseurs, les actionnaires.
Explication : Il y a beaucoup de noms et de catégories différentes pour les parties prenantes – internes et externes, propriétaires et financiers, fournisseurs et contractants, membres de l’équipe et leurs familles, agences gouvernementales médias, citoyens, organisations de lobbying temporaires ou permanentes, société au sens large… Les concurrents sons une partie prenante ne pas négliger !

Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans la réalisation de vos projets et demeurons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.

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