Faible gestion du contenu (partie II) (287)

Problèmes courants de management du contenu du projet

Il y a un certain nombre des problèmes communs que les équipes de projets rencontrent dans le cadre du management du contenu d’un projet.

• Les modifications incontrôlées du contenu. Nombre de chefs de projet identifient les grandes modifications du contenu mais ne sont pas attentifs aux plus petites. Une tendance consiste à avancer et à accumuler le travail complémentaire sans trop réfléchir. Les modifications incontrôlées du contenu se rapportent à ce qui se produit lorsqu’un projet est sujet à un grand nombre de petites modifications. Quand toutes ces petites modifications sont combinées, l’équipe se rend compte qu’elle a accepté trop de travail supplémentaire, et qu’elle ne peut plus respecter ses engagements au sujet du budget et de la date limite.
• Les problèmes d’approbation. Souvent, un chef de projet recevra des demandes de modifications des utilisateurs, des parties prenantes ou des managers du client. Puisque toutes ces personnes font partie de l’entreprise cliente, on pense souvent que leurs requêtes devraient être acceptées. Une fois de plus, c’est une erreur. Même si les utilisateurs constatent habituellement des besoins de modifications du contenu, ils ne peuvent les approuver. Même un manager du client ne peut approuver des demandes de modifications du contenu. La seule personne habilitée à le faire est le commanditaire (à moins qu’il ait délégué cette autorité à d’autres). De nombreux projets rencontrent des problèmes parce que l’équipe pense pouvoir obtenir l’approbation pour effectuer des modifications de contenu, mais découvre, plus tard, que la personne qui compte vraiment, à savoir le commanditaire, n’est pas d’accord.
• La responsabilité de l’équipe de projet. Puisque les membres de l’équipe de projet peuvent avoir beaucoup d’interactions avec le client, ce sont ceux à qui sont adressées, le plus souvent, les demandes de modification du contenu. Par conséquent, l’équipe de projet toute entière doit comprendre l’importance de la gestion des modifications du contenu. Tous les membres doivent veiller à les détecter quand elles se produisent et les rapporter au chef de projet. S’ils s’accordent du travail supplémentaire de leur propre chef, il y a une forte probabilité que leurs activités soient accomplies avec du retard et compromettent l’intégralité du projet.

Il n’est jamais trop tard pour commencer

Si vous trouvez que votre projet commence à tendre vers un dépassement de budget et de délais, essayez d’en trouver la cause. Dans de nombreux cas, vous constaterez que vous travaillez plus qu’il n’a été convenu au départ. Pour définir un processus de gestion des modifications de contenu, le moment le plus opportun se situe avant que le projet ne commence (dans le cadre des procédures de management de projet). Cependant, si vous n’avez pas de bon processus en place, il n’est jamais trop tard pour commencer. Le chef de projet doit demander un arrêt rapide et travailler avec le client sur un processus pour détecter et approuver les demandes de modification du contenu. Puis chacun doit être informé sur ce nouveau processus. L’avantage de cette opération, c’est que l’équipe et le client évaluent directement l’impact du fait de ne pas contrôler le contenu, parce que le projet a déjà des problèmes. Ils devraient alors mieux comprendre le but de la gestion des modifications de contenu et être plus disposés à suivre ce processus de façon plus rigoureuse à l’avenir.

Liste d’activités. Tableau documenté des activités de l’échéancier, contenant la description de chaque activité, son identifiant et une présentation suffisamment détaillée du contenu du travail afin que les membres de l’équipe de projet comprennent le travail à effectuer.

Maîtrise. Comparer les performances réelles et prévues, analyser les écarts, évaluer les tendances dans le but d’améliorer les processus, évaluer les alternatives et, au besoin, recommander les actions correctives appropriées. Aussi appelé Contrôle ou Pilotage dans certains pays francophones.

Abréviations courantes

FMEA (anglais) : Failure Mode and Effect Analysis

AMDEC (français) : Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leurs criticités

Cette section vous présente chaque semaine une question de préparation à la certification Project Management Professional – PMP de l’Institut du Management de Projet – PMI ainsi que la réponse et l’explication à la question de la semaine précédente en accord avec le Guide PMBOK 5^ème édition.

Ces questions font partie de l’outil X-AM, un simulateur de l’examen PMP en français !

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Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans la réalisation de vos projets et demeurons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.

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